Huishoudelijk Reglement Ouderraad OBS de Huet -juni 2018

Huishoudelijk Reglement Ouderraad OBS de Huet -juni 2018 

Artikel 1 

a) Nadat een leerling bij de school is ingeschreven en de ouderbijdrage heeft betaald, worden de ouders/verzorgers automatisch lid van de activiteitenvereniging. 

b) Op verzoek ontvangen de ouders een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement van de secretaris van de ouderraad. 

c) Alle relevante gegevens en de overschrijving van de contributie dienen binnen 2 maanden na de jaarvergadering in het bezit te zijn van de penningmeester. 

d) Indien een lid niet aan zijn betalingsverplichting voldoet, behoudt de ouderraad het recht om desbetreffend lid uit te sluiten van nader te bepalen activiteiten. 

 

Artikel 2 

Dagelijks bestuur ouderraad 

De voorzitter zorgt voor de vertegenwoordiging van de OR naar buiten toe. Dit doet hij/ zij samen met de penningmeester en de secretaris. Samen vormen zij het dagelijks bestuur van de vereniging. 

Zij zorgen o.a. voor bewaking van de statuten, financiën en het huishoudelijk reglement. 

Een deelname aan de ouderraad is overigens vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Dit laatste is noodzakelijk om een “stabiele” OR te kunnen waarborgen. 

 

Artikel 3 

Taakomschrijving voorzitter ouderraad 

De voorzitter bereidt de vergaderingen voor en leidt de vergaderingen. Voor de functie van voorzitter zijn leiderschap, discretie, diplomatiek handelen, communicatief vaardig en integriteit belangrijke eigenschappen. Ook is het belangrijk om goed te kunnen luisteren en te kunnen motiveren om samen met de rest van de OR mooie resultaten neer te zetten. 

Taken voorzitter: 

 Is samen met de secretaris en penningmeester het 1e aanspreekpunt voor de school namens de Ouderraad 

 De voorzitter bereidt zich aan de hand van notulen en binnengekomen punten voor op de vergadering. De notulen bevatten o.a. actiepunten; de voorzitter checkt of deze zijn afgehandeld (tijdens de vergadering wordt dit besproken) 

 Tijdsbewaking tijdens de vergadering, iedereen een kans geven zijn woord te doen 

 Begeleiden en motiveren van de OR leden 

 De voorzitter is het aanspreekpunt in geval van calamiteiten, hij of zij bemiddelt om tot een oplossing te komen 

 Ook is de voorzitter aanspreekpunt voor ouders en teamleden, indien nodig. Dit gaat altijd in overleg met de overige twee of drie bestuursleden 

 Zorgt samen met secretaris/penningmeester voor 2 personen ter controle van de kascommissie 

 

Artikel 4 

Taakomschrijving Secretaris Ouderraad 

 Is samen met de voorzitter en penningmeester het 1e aanspreekpunt voor de school namens de Ouderraad 

 Draagt zorg voor het opstellen van de agenda van de vergaderingen, in overleg met voorzitter en penningmeester 

Vervolg taakomschrijving Secretaris Ouderraad 

 Draagt zorgt voor het uitsturen van de agenda en bijbehorende stukken voor de vergadering, een week voorafgaande de vergadering 

 Maakt notulen van de vergaderingen 

 Draagt zorg voor de actielijst van de notulen 

 Zorgt voor inkomende correspondentie (= toegang OR mailbox), ingekomen post via school 

 Draagt zorg voor een actuele adressenlijst van de ouderraad. 

 Beheerder van het archief in de Dropbox. Zorgdragen voor regelmatige digitale update van commissies 

 Verzorgt aankondiging van Algemene Leden vergadering (via nieuwsbrief en Parro). 

 Draagt zorg voor het opstellen en het verzenden van de agenda van de Algemene Ledenvergadering, in overleg met voorzitter en penningmeester 

 Maakt notulen van de Algemene Ledenvergadering 

 Zorgt samen met voorzitter en penningmeester voor 2 personen ter controle van de kascommissie 

 Houdt contact met de webmaster van school en draagt zorg voor publicatie van relevante stukken op de website van school. 

 Zorgt voor het in- en uitschrijven van bestuursleden bij de Kamer van Koophandel 

 Beheert een bankpas van de ouderraad OBS de Huet 

 

Artikel 5 

Taakomschrijving penningmeester ouderraad 

 Is samen met de voorzitter en secretaris 1e aanspreekpunt voor de school namens de Ouderraad 

 Is verantwoordelijk voor het beheer van de bankzaken en de kas 

 Verantwoordelijk voor de verzending van de ouderbijdrage, verzorgt de Automatische incasso en de betalingsherinnering 

 Fiatteert facturen en declaraties voor betaling 

 Verzorgt de betalingen en incasso’s 

 Penningmeester kan aan de secretaris of voorzitter taken m.b.t. betalingen delegeren 

 Verzorgt de boekhouding 

 Beheert een bankpas van de ouderraad OBS de Huet 

 Stelt de jaarrekening en financieel jaarverslag op ter goedkeuring voor het bestuur en OR-leden; dit gebeurt tijdens de Algemene Ledenvergadering 

 Legt de vastgestelde jaarrekening en financieel jaarverslag voor aan de kascommissie ter beoordeling 

 Stelt de jaarbegroting op voor vaststelling door het dagelijks bestuur en OR-leden 

 Zorgt samen met de voorzitter en secretaris voor 2 personen ter controle van de kascommissie 

 Heeft contact met school via de administratie en de directeur en heeft zo nodig contact met de bank; eventuele subsidies gaan via school 

 

Artikel 6 

Procedures dagelijks bestuur 

 Secretaris en Penningmeester bezitten een bankpasje. Alleen met een bankpasje worden rekeningen betaald voor de ouderraad 

 Indien de penningmeester een bedrag declareert, moet deze declaratie worden voorzien door een handtekening van bijvoorbeeld de voorzitter of secretaris 

 Controle bankafschriften. De penningmeester legt maandelijks de bankafschriften voor aan de voorzitter ter controle. 

 De penningmeester stelt regelmatig financiële informatie op t.b.v. de ouderraad 

 De tenaamstelling van de penningmeester bij de bank moeten kloppen met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. 

Procedure overdracht penningmeester 

 De tekenbevoegdheid van de penningmeester moet worden gewijzigd bij wisseling van penningmeester 

 De pinpas van de vertrekkende penningmeester moet worden vernietigd en de nieuwe pinpas wordt aangevraagd bij aanstelling van een nieuwe penningmeester 

 De financiële jaarstukken, het bijbehorend verslag en de begroting doornemen met de vertrekkende penningmeester. 

 De kas opmaken en tekenen voor overdracht. 

 Zorgen voor een volledige overdracht van de boekhouding door de vertrekkende penningmeester. 

 

Artikel 7 

Commissies 

Het dagelijkse bestuur kan ervoor kiezen alleen bestuurlijke taken op zich te nemen, hij/zij hoeft geen onderdeel van de commissies te zijn. Het bestuur is natuurlijk wel vrij om deel te nemen aan de commissies. 

Een commissie is een groep van OR leden die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit. Bijv. het Sinterklaasfeest. 

De commissie: 

 Werkt aan de hand van draaiboeken en evaluaties 

 Is verantwoordelijk voor het begrote budget van de activiteit 

 Binnen een commissie wordt onderling afgesproken wie het aanspreekpunt is 

 De commissies zullen van de opzet van het werkplan en van de voortgang van hun 

werkzaamheden periodiek verslag doen tijdens de ouderraad vergadering 

 Eindverslag op Dropbox waarin o.a. beschreven wordt welke activiteit er is gedaan, hoeveel hulp er nodig was en hoeveel geld er is uitgegeven en waarom a.d.h.v. beschikbare formats. 

 Zorgt voor overdracht van de aankoopbonnen aan de penningmeester 

Aan het einde van elk schooljaar wordt de indeling van de commissies voor het komende schooljaar gemaakt, dit omdat er al snel in het nieuwe jaar activiteiten staan ingepland. 

 

Artikel 8 

Vergadering en ALV 

Ieder jaar is er een Algemene ledenvergadering, deze vindt plaats voor het normale overleg. De voorzitter leidt deze vergadering. Voor deze vergadering wordt een aparte agenda verstuurd. Tevens vind er een officiële aankondiging plaats via de nieuwsbrief en Parro. 

 

Artikel 9 

Kascommissie 

Het dagelijks bestuur verzoekt tenminste 2 personen zich beschikbaar te stellen voor de kascommissie. Op de dag van de controle van het financieel jaarverslag brengt deze kascommissie verslag uit van haar bevindingen en doet aan de hand daarvan haar voorstel, dat al dan niet strekt tot een decharge van de penningmeester. De penningmeester is verplicht de financiële commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. De kascommissie dient het financieel jaarverslag te paraferen voor akkoord. 

 

Artikel 10 

In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de ouderraad.